Vous savez que vous devriez automatiser des choses dans votre business. Vous avez entendu dire que d'autres le font et que ça marche bien. Mais chaque fois que vous vous asseyez pour y réfléchir, vous bloquez : Par où commencer ? Quels outils utiliser ? Et si je me trompe et que je perds du temps ?
Ce guide est pour vous. Sans technicismes, sans vous submerger d'options. Juste un framework clair pour identifier votre première automatisation et la mettre en marche cette semaine même.
D'abord : Qu'est-ce qu'une automatisation vraiment ?
Oubliez les robots et l'intelligence artificielle un moment. Une automatisation c'est simplement ceci : faire que quelque chose se passe sans que vous ayez à le faire manuellement à chaque fois.
Exemples du quotidien que vous connaissez déjà :
Le prélèvement automatique de votre carte de crédit
Le rappel du calendrier avant une réunion
L'email de confirmation que vous recevez en achetant quelque chose en ligne
Dans votre business, une automatisation peut être tout aussi simple : un email qui s'envoie tout seul, une donnée qui se copie d'un endroit à un autre, ou une notification qui vous arrive quand quelque chose d'important se passe.
Le framework des 3 filtres
Tout ne doit pas être automatisé. Tout ne peut même pas être automatisé. Utilisez ces 3 filtres pour identifier les tâches idéales :
Filtre 1 : Est-ce répétitif ?
Si vous faites quelque chose plus de 3 fois par semaine de la même façon, c'est candidat à l'automatisation. Exemples :
Envoyer le même email de bienvenue à chaque nouveau client
Copier des données d'un formulaire vers une feuille de calcul
Générer la même facture avec différents montants
Publier le même type de contenu sur les réseaux sociaux
Filtre 2 : Suit-elle des règles claires ?
Si vous pouvez expliquer la tâche comme "quand X se passe, fais Y", elle peut probablement être automatisée. Exemples :
"Quand une commande arrive, envoie une confirmation au client"
"Quand le stock descend sous 10 unités, notifie-moi"
"Quand quelqu'un remplit le formulaire de contact, l'ajouter au CRM"
Filtre 3 : Vous fait-elle perdre du temps précieux ?
N'automatisez pas quelque chose que vous faites une fois par mois et qui vous prend 2 minutes. Priorisez ce qui :
Vous consomme plus de 30 minutes par semaine
Vous interrompt à des moments importants
Cause des erreurs quand vous le faites dans la précipitation
Vous génère du stress ou de la frustration
Exercice : Identifiez votre première automatisation
Prenez 5 minutes maintenant. Pensez à votre dernière semaine de travail et complétez cette phrase :
"J'ai perdu du temps à faire __________ plusieurs fois, et je le fais toujours pareil."
C'est votre première candidate.
Les 5 automatisations les plus courantes par industrie
Pour vous donner des idées concrètes, voici les automatisations les plus demandées selon le type de business :
Commerce / Retail
Alertes de stock faible
Emails de panier abandonné
Synchronisation du stock entre magasin physique et en ligne
Suivi après-vente automatique
Rapports de ventes quotidiens
Services professionnels (consultants, agences, avocats)
Prise de rendez-vous sans va-et-vient d'emails
Rappels automatiques avant les réunions
Propositions et contrats avec signature électronique
Suivi des prospects qui ne répondent pas
Facturation récurrente
Restaurants et hôtellerie
Confirmation de réservations par WhatsApp
Demande automatique d'avis post-visite
Commandes fournisseurs selon la consommation
Planning et horaires du personnel
Alertes d'anniversaires des clients fidèles
Immobilier
Distribution des prospects entre agents
Suivi automatique des prospects froids
Publication de biens sur plusieurs portails
Rappels d'échéances de contrats
Rapports d'activité par agent
Outils pour commencer (sans programmer)
Vous n'avez pas besoin de savoir programmer pour automatiser. Ces outils vous permettent de connecter des applications visuellement :
Niveau basique (gratuit ou très économique) :
Zapier – Le plus populaire, connecte +5000 apps
Make – Plus flexible, meilleur prix
n8n – Gratuit et open source si vous l'installez vous-même
Déjà intégrées dans les outils que vous utilisez :
Gmail – Filtres et réponses automatiques
Google Sheets – Notifications quand une cellule change
WhatsApp Business – Messages d'absence et de bienvenue
Notion / Trello – Automatisations internes de tableaux
Votre première automatisation en 4 étapes
Passons au pratique. Suivez ces étapes cette semaine :
Étape 1 : Choisissez UNE tâche (aujourd'hui)
Utilisez le framework des 3 filtres. Choisissez la tâche la plus simple et répétitive. Pas la plus importante, la plus facile à automatiser.
Suggestion pour commencer : un email automatique de confirmation ou de bienvenue.
Étape 2 : Écrivez-la comme une règle (demain)
Complétez cette phrase : "Quand __________, alors __________."
Exemple : "Quand quelqu'un remplit le formulaire de contact, alors envoyer email de confirmation avec PDF en pièce jointe."
Étape 3 : Cherchez la connexion (jour 3)
Allez sur Zapier ou Make et cherchez si les deux outils que vous utilisez (formulaire + email, par exemple) peuvent se connecter. Dans 90% des cas, oui.
Étape 4 : Construisez-la et testez-la (jour 4-5)
Suivez le tutoriel de l'outil. La première fois prendra plus de temps, mais la seconde sera beaucoup plus rapide. Testez avec des données de test avant de l'activer avec de vrais clients.
Les 3 erreurs les plus courantes (et comment les éviter)
Erreur 1 : Vouloir tout automatiser d'un coup
Commencez avec UNE automatisation. Vivez avec elle une semaine. Puis ajoutez-en une autre. La précipitation est l'ennemie de l'automatisation bien faite.
Erreur 2 : Automatiser un mauvais processus
Si votre processus actuel est confus ou inefficace, l'automatiser ne fera que le faire échouer plus vite. Simplifiez d'abord, automatisez ensuite.
Erreur 3 : Ne pas avoir de plan B
Les automatisations échouent parfois. Assurez-vous de recevoir des notifications quand quelque chose ne fonctionne pas, et ayez clair comment le faire manuellement si nécessaire.
Quand demander de l'aide professionnelle ?
Les outils sans code (no-code) sont géniaux pour commencer, mais ils ont des limites. Considérez chercher de l'aide quand :
Vous devez connecter plus de 3-4 outils dans un même flux
La logique a beaucoup de "si ceci, alors cela"
Vous manipulez des données sensibles (financières, médicales, légales)
Le coût de Zapier/Make devient significatif
Vous avez besoin que ça fonctionne à 100% sans failles
Dans ces cas, une solution sur mesure peut être plus économique et fiable à long terme.
Conclusion : Le meilleur moment pour commencer c'est maintenant
L'automatisation n'est pas de la magie ni ne requiert d'être expert en technologie. C'est simplement décider que certaines tâches ne méritent plus votre temps manuel.
Retenez :
Commencez petit (une tâche, un outil)
Utilisez les 3 filtres : répétitive, avec des règles claires, qui fait perdre du temps
Simplifiez avant d'automatiser
Testez avant d'activer avec les clients
Votre futur vous remerciera d'avoir commencé aujourd'hui.
Besoin d'aide pour identifier quoi automatiser ?
Chez osom nous aidons les PME à trouver leurs meilleures opportunités d'automatisation. Dans une consultation gratuite de 30 minutes nous analysons votre opération et vous donnons un plan d'action concret.
Sans engagement. Sans technicismes. Juste de la clarté sur votre prochaine étape.